Un ticket de péage, une facture de restaurant client, un plein d’essence : en fin de mois, les reçus froissés s’accumulent au fond de la boîte à gants. Vous cherchez une application note de frais gratuite pour les photographier et ne plus rien perdre. Encore faut-il savoir ce qui est vraiment gratuit, et si la photo suffit le jour d’un contrôle.
Nous avons relevé le 9 octobre 2026 les pages officielles de Tiime, Indy, Qonto, Pennylane, Jenji, N2F et Expensya, ainsi que les textes de l’administration fiscale. Nous n’avons testé aucune de ces applications : ce guide décrit ce que chaque offre annonce, pas une expérience d’utilisation.
Verdict rapide
- Vérifié sur : les pages tarifs de Tiime, Indy, Qonto, Pennylane, Jenji, N2F et Expensya, le BOFiP (BOI-CF-COM-10-10-30) et service-public.gouv.fr, le 9 octobre 2026.
- Constat chiffré : seules deux offres affichent un vrai 0 € pour gérer ses reçus : Jenji Solo et Indy Essentiel. Ailleurs, la fonction note de frais est payante : 17,99 € HT/mois chez Tiime (Smart), 19 € HT/mois chez Qonto (Smart), 24 € HT/mois chez Pennylane (Essentiel), 6,8 € HT/mois chez N2F (Business).
- Limite réelle : la photo ne remplace le papier que si la numérisation respecte les conditions fiscales (PDF, empreinte ou cachet, horodatage). Chez Indy, la certification des justificatifs n’est pas incluse dans l’offre gratuite pour une micro-entreprise.
- Pour qui : les indépendants qui veulent centraliser leurs reçus, et les petites équipes de 2 à 5 personnes qui doivent rembourser des frais avancés.
Ce qu’une application de note de frais doit vraiment faire
Une bonne application note de frais fait gagner du temps sur quatre points :
- Capturer le reçu en photo et en lire les informations (date, montant, fournisseur).
- Rattacher la dépense à une transaction bancaire ou à une demande de remboursement.
- Calculer les indemnités kilométriques si vous roulez avec votre véhicule personnel.
- Conserver le justificatif de façon probante pendant toute la durée légale.
Le dernier point est souvent payant, et c’est lui qui permet de jeter les originaux papier. Ne choisissez pas une application uniquement sur la photo : vérifiez ce qu’elle fait du fichier ensuite.
Les applications qui sont vraiment gratuites
Jenji Solo : la seule offre dédiée et gratuite
Jenji affiche une offre « Jenji Solo » marquée « Gratuit » et « Idéal pour les indépendants », avec cette promesse : « Gérez simplement vos frais professionnels et indemnités kilométriques. » L’offre pour les entreprises, Silae Expense, est « dédiée aux TPE et PME » et facturée à l’utilisateur, sans prix public.
Limite : le tableau comparatif ne permet pas de savoir, en texte lisible, quelles fonctions exactes (OCR, coffre-fort à valeur probante, exports) sont incluses dans Solo. Vérifiez-le à l’inscription.
Indy Essentiel : photos de reçus incluses à 0 €
L’offre Essentiel d’Indy est à 0 € HT par mois. Pour les entreprises individuelles et les sociétés, le tableau comparatif coche « Gestion simplifiée des notes de frais » dans Essentiel : « Prenez en photo vos reçus ou ajoutez vos factures PDF, Indy les relie aux bonnes transactions. » Pour l’onglet auto-entreprise, la ligne s’appelle « Ajout de justificatifs », également incluse.
Limite : la « Certification à valeur probante des justificatifs » n’est pas cochée dans Essentiel. En auto-entreprise, il faut l’offre Plus, dès 9 € HT par mois (108 € HT pour un an, ou 12 € HT par mois). Pour les EI et sociétés, elle est indiquée « Avec l’option Plus ». C’est un outil de rapprochement entre reçus et compte bancaire, pas un circuit de validation pour une équipe.
Tiime : gratuit pour facturer, pas pour les notes de frais
Une page de Tiime évoque un « scan note de frais gratuit ». Mais d’après la grille tarifaire, l’offre Free ne comprend que la facturation. L’ajout de justificatifs par photo ou PDF arrive avec l’offre Initial (9,99 € HT par mois, compte pro Tiime obligatoire). Les « Notes de frais et indemnités kms » et l’archivage « à valeur probante » sont dans Smart, à 17,99 € HT par mois pour une micro-entreprise (215,88 € HT facturés à l’année).
Comparatif des prix : notes de frais gratuites ou payantes
| Application | Offre gratuite | Notes de frais incluses à partir de | Public visé |
|---|---|---|---|
| Jenji | Jenji Solo : gratuit | Jenji Solo (contenu exact à vérifier) | Indépendants |
| Indy | Essentiel : 0 € | Essentiel (certification probante : Plus, dès 9 € HT/mois) | Indépendants, sociétés |
| Tiime | Free : facturation seulement | Smart : 17,99 € HT/mois | Indépendants, TPE |
| Qonto | Non (1 mois d’essai) | Smart : 19 € HT/mois | Indépendants |
| Pennylane | Non (15 jours d’essai) | Essentiel : 24 € HT/mois | Indépendants (EI, SASU, EURL, SCI) |
| N2F | Non (essai gratuit) | Business : 6,8 € HT/mois (5,1 € en annuel) | 1 utilisateur |
| Expensya | Non | Sur devis | Entreprises |
Choisir son application de note de frais gratuite selon votre situation
L’essentiel du tableau
- Seul, pour ne plus perdre vos tickets : commencez par une offre gratuite, Jenji Solo ou Indy Essentiel.
- Pour jeter les originaux papier : vérifiez que la conservation à valeur probante est incluse, quitte à payer quelques euros par mois.
- Pour rembourser une petite équipe : N2F, dont les prix sont publics, ou la fonction notes de frais de l’outil de gestion que vous utilisez déjà (Tiime Smart, Qonto Smart, Pennylane Essentiel).
Pour aller plus loin sur la gestion quotidienne, lisez notre guide du logiciel de comptabilité pour TPE. Les règles de déduction des frais dépendent de votre régime fiscal (micro, BNC, société) : vérifiez votre situation avec votre expert-comptable avant d’en tirer des conséquences.
Chez Qonto, l’offre Basic à 9 € HT par mois (108 € facturés à l’année) inclut des reçus « numérisés » dans l’app. La ligne « Notes de frais (dépenses personnelles) », pour se rembourser des frais avancés de sa poche, n’est cochée qu’à partir de Smart, à 19 € HT par mois (228 € par an). Les reçus « numérisés et certifiés » commencent aussi à Smart.
Chez Pennylane, pour un indépendant, l’offre Essentiel à 24 € HT par mois ajoute la « Gestion de notes de frais et des indemnités kilométriques ». Les offres Starter (7 €) et Basique (14 €) ne la mentionnent pas.
Pour une petite équipe : N2F, Pennylane, Expensya
Dès que vous remboursez des salariés, il faut un circuit de validation, pas seulement un scanner de tickets. N2F publie ses prix : Business à 6,8 € HT par mois pour 1 utilisateur (5,1 € avec l’option annuelle à -25 %), Enterprise à 9,2 € HT par mois et par utilisateur de 2 à 5 utilisateurs (6,9 € en annuel), Advanced sur devis. L’archivage à valeur probante est une option à 1,5 € par mois et par utilisateur. Pour 3 utilisateurs en Enterprise annuel : 20,70 € HT par mois (3 × 6,9 €), plus 4,50 € avec l’archivage probant.
Pennylane, pour les TPE, distingue les « utilisateurs gestion » et les « utilisateurs employés », ces derniers limités au « dépôt de documents (notes de frais et factures) et utilisation d’une carte de paiement ». Expensya ne publie aucun prix : sa page présente une offre « Premium » avec des modules vendus séparément, sur demande de contact ou de démo.
Photo du ticket : peut-on jeter l’original papier ?
Oui, sous conditions. Les pièces comptables se conservent au moins six ans (article L. 102 B du livre des procédures fiscales), et les factures reçues sur papier peuvent être numérisées puis conservées sous forme dématérialisée si la copie respecte l’article A. 102 B-2 du LPF, détaillé par le BOFiP :
- une copie conforme « en image et en contenu », couleurs comprises quand elles ont un sens (tampon, signature, mention manuscrite) ;
- un fichier PDF ou PDF/A-3 ;
- une protection (cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique ou équivalent) et un horodatage de chaque fichier ;
- une organisation documentée et des contrôles internes réguliers.
Sinon, le BOFiP précise que le contribuable « est alors tenu de la présenter sous forme papier », et un prestataire qui numérise pour vous ne vous décharge pas de cette responsabilité. C’est pourquoi les fonctions « à valeur probante » ou « certifiées » comptent plus que la simple photo.
Le barème kilométrique 2026 utilisé par ces applications
Le barème publié par l’administration pour l’impôt 2026 sur les revenus 2025 concerne les salariés et les indépendants imposés en BNC qui déclarent leurs frais réels. Il n’est pas revalorisé cette année, comme en 2025. Pour les voitures thermiques, hybrides et à hydrogène :
| Puissance | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
« d » est la distance parcourue à titre professionnel dans l’année. Exemple officiel : 4 000 km avec une voiture de 5 CV donnent 2 544 € de frais (4 000 × 0,636). Pour les véhicules électriques, une majoration de 20 % s’applique.
Questions fréquentes sur les applications de note de frais
Existe-t-il une application de note de frais vraiment gratuite ?
Oui. Jenji Solo est affiché « Gratuit » pour les indépendants, et l’offre Essentiel d’Indy (0 €) permet de photographier ses reçus et de les relier aux transactions. Pour la conservation à valeur probante chez Indy, il faut une offre payante.
Combien de temps garder ses justificatifs de frais ?
Au moins six ans pour les documents et pièces comptables, selon le BOFiP (article L. 102 B du LPF). Les documents reçus sur papier peuvent être conservés sur support informatique pendant cette durée, et les factures numérisées doivent respecter l’article A. 102 B-2.
Qonto gère-t-il les notes de frais ?
Oui, mais pas dans l’offre Basic. Pour les indépendants, la fonction « Notes de frais (dépenses personnelles) » commence à l’offre Smart, à 19 € HT par mois facturés annuellement.
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